FAQ COVID 19

Pour répondre à toutes vos interrogations sur l'impact de la pandémie sur votre thèse, l'ED a préparé cette FAQ pour répondre à vos interrogations

Questions proposées par l’ED EGAAL
 

Comité de suivi individuel

Les comités de suivi ont vocation à être maintenus avec utilisation des outils numériques permettant de réaliser des visio (skype, zoom, teams…). Aucun changement par rapport au Règlement Intérieur de l’ED EGAAL.

Poursuite des travaux de thèse

Prendre contact avec votre direction de thèse pour organiser la poursuite de vos travaux de thèse. En cas de difficultés de quelque ordre que ce soit, liées aux conditions de déconfinement, vos interlocuteurs sont la direction de thèse, la direction de l’unité et l’ED EGAAL. N’hésitez pas à leur faire part de toute difficulté.

Soutenance de thèses par visioconférence

Il convient de contacter votre établissement d’inscription afin d’identifier les conditions de soutenances en vigueur.

Validation de participation à une manifestation

En cas d’annulation d’une participation à une manifestation internationale (condition requise pour la soutenance), le mail ou le document validant l’acceptation de votre communication, orale ou écrite, dans un congrès servira de justificatif à verser à votre dossier de soutenance.

Article pour la soutenance

Conformément au RI de l’ED EGAAL, un article en premier auteur est toujours indispensable pour pouvoir soutenir sa thèse.

Réinscription en 4ème année

Les demandes de réinscription en 4ème année seront examinées avec bienveillance et au cas par cas. Les 8 semaines de durée de confinement (pour les thèses en France) viennent dans tous les cas se rajouter au délai légal de 36 mois.

Bourses de mobilité ED EGAAL 2020-A

J’ai candidaté à l’appel à mobilité ED EGAAL 2020 et j’ai obtenu une bourse, mais :

1) ….ma mobilité a été annulée et ne sera pas reportée.

La bourse de mobilité ne vous sera pas versée et vous serez vivement invité à candidater sur un prochain appel à mobilité de l’ED EGAAL pour une prochaine mobilité.

2) ….le congrès a été reporté et les résumés acceptés sont conservés :

Vous conservez le droit à votre bourse qui vous sera versée sur justificatif de réalisation de la mobilité, même si le congrès est reporté en 2021. Vous devrez toutefois transmettre à la commission une attestation de report du congrès et d’acceptation du résumé.

3)….Oui mais je suis en troisième année et ce congrès sera reporté après ma date de soutenance :

Si la date de votre soutenance est éloignée de quelques semaines seulement de la date du congrès, la commission se donne la possibilité d’examiner votre demande.

4) ....Ma mobilité concerne un séjour dans un laboratoire en France ou à l’étranger :

Si vous attestez du maintien du contenu de votre mobilité, vous pourrez conserver votre bourse même si la mobilité est repoussée en 2021. Si le contenu de la mobilité change, vous devrez faire part de ce changement à la commission Internationalisation et Professionnalisation qui examinera votre demande.

J’ai candidaté à l’appel à mobilité ED EGAAL 2020-A et j’ai été classé sur liste complémentaire :

Dès lors qu’une bourse de la liste principale ne serait pas pourvue, vous serez contacté par la commission Internationalisation et Professionnalisation. Vous rentrerez forcément dans un des cas de figure précédent.

 

Questions posées par des doctorants de l’ED EGAAL

Les questions ci-dessous ont été posées par des doctorants de l’ED EGAAL à la suite d’un sondage organisé par vos représentants au Conseil de l’ED. Les réponses ont été rédigées par ces représentants avec le soutien du bureau de l’ED.

 

Questions relatives à la durée de la thèse

“Comment se déroule la demande de prolongation de contrat de thèse ? Est-elle obligatoire ? Quelles sont les modalités et le doctorant sera-t-il toujours financé ?”

La prolongation des contrats de thèse n’est pas automatique, elle se fait sur demande. Il faut contacter la direction de la thèse, de l’unité et l’organisme financeur pour identifier les possibilités de prolongation de contrat. Selon le type de financement (e.g. Contrat Doctoral Etablissement), le financeur peut établir une hiérarchisation, transmise aux tutelles qui en dernier ressort feront les arbitrages. Pour l’heure, les financements concernés sont des (co)financements publics nationaux (ANR, INCA, ADEME, ARED, bourses du MAE, etc…). Les thèses CIFRE sont également potentiellement éligibles.

“Les ED ont-elles reçu des précisions du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation à ce sujet (formes et conditions d’aide) ? ”

L’ED EGAAL n’a reçu aucune consigne directe de la part du Ministère. Il faut rappeler que les ED sont des organes internes aux établissements publics de l'enseignement supérieur habilités à délivrer le doctorat ; elles mettent en œuvre la formation doctorale pour ces établissements. Généralement, ce sont ces établissements qui sont en contact direct avec le Ministère.

“Considérant les difficultés qu’un doctorant ayant besoin de faire un travail expérimental en laboratoire peut rencontrer dans les mois à venir (problèmes d’approvisionnement, restrictions d’accès aux installations), est-il possible de mettre en pause une thèse ? Effectivement, les conditions de travail sont perturbées pour une durée indéterminée et la poursuite des objectifs de la thèse dans de bonnes conditions peut être remise en question. Si oui, quels en seraient le(s) statut(s) (chômage partiel, césure) et quelles en seraient les limites/implications ? Et dans le cas des thèses CIFRE ?”

D’après l’arrêté de la formation doctorale de mai 2016, il est possible, sur demande motivée du doctorant, de demander une période de césure. Néanmoins, ces cas doivent rester exceptionnels, et il est préférable de privilégier les demandes de prolongation de thèse. Les statuts dépendront de la nature des financements. Pour les thèses CIFRE, il s’agira de se renseigner auprès du partenaire privé (i.e. employeur).

“Si notre contrat de thèse peut être rallongé de deux mois à cause du covid-19, devra-t-on obligatoirement se réinscrire en 4ème année ? Ou est-ce que l’école doctorale va prendre des mesures pour également prolonger la validité d’inscription en 3ème année de deux mois pour s’aligner avec les mesures prises par ministère en raison de cette crise ?”

Si la prolongation de 2 à 3 mois engendre une soutenance au-delà du 31 décembre de l’année en cours alors, il faudra effectuer une réinscription en 4ème année (i.e. il n’y a pas de diplomation s’il n’y a pas d’inscription). Dans ce cas, il vous sera demandé un rapport de CSI n°3 qui constituera une formalité et permettra d’avoir un accompagnement de la fin du travail de thèse. La suppression des frais d’inscription en 4ème année reste une décision de l’établissement d’inscription. Pour cette prolongation, on adresse une demande de dérogation de la durée de la thèse à la commission thèse, démarche purement formelle (i.e. nécessaire pour l’ED car élément de suivi des doctorants).

“Est-ce que les étudiants en 3ème année au moment du démarrage de cette crise pourront être prolongés malgré l’absence de financement ? Si oui, est-ce qu'une inscription en 4ème année est nécessaire avec paiement des frais d'inscription ? Ou y-aura-t’il une exonération des frais ?”

La prolongation du contrat de thèse en l’absence de financements devra être évitée au maximum et en accord avec le doctorant. En plus d’un souci d’équité, cela aurait clairement un impact négatif sur la vie du doctorant concerné, tant d’un point de vue financier bien évidemment que par la pression psychologique que cela pourrait provoquer. Cependant, l’ED ne peut pas ‘obliger’ une prolongation du financement de thèse à la direction de la thèse.  L’exonération ou non des frais d’inscription dépend de l’établissement d’inscription.

 

Questions relatives aux conditions de soutenance

“Est ce que l’ED va assouplir les règles des 100h de formation pour les 3ème années compte tenu des formations annulées en ce moment à cause du COVID et des heures de congrès annulés ou reportés à une date ultérieure à notre date de fin de thèse (dont certains congrès annulés avant même l’ouverture des inscriptions et donc pas de possibilité de fournir un justificatif d’inscription). Ce sont des heures sur lesquelles on comptait pour boucler notre quota de 100h, car les congrès internationaux comptent pour beaucoup en heures de formation.”

Suite aux nombreuses annulations de congrès et formations liées à la crise sanitaire, les conséquences sur les conditions de soutenance des doctorants seront prises en compte par l’ED. Il pourra, si besoin, y avoir un assouplissement des conditions de soutenance au moment venu pour éviter toute conséquence sur la diplomation. Les dossiers pourront être évalués au cas par cas, il serait apprécié de fournir des confirmations d’inscription à des formations ou la validation d’un résumé d’une présentation orale à un congrès. Concernant les formations, le plafond de 30h de MOOC au cours de la thèse va être doublé pour permettre aux doctorants de continuer à se former de chez eux, tout en comptant en heures de formation.

“Qu’en est-il pour les doctorants en 1ère  et 2ème année ?”

Si les doctorants de 1ère et 2ème année sont plus disposés à respecter les conditions de formation fixées par le Règlement Intérieur de l’ED EGAAL, l’ED considèrera les conséquences de la crise sur ce plan de formation. Il est fortement recommandé que les doctorants atteignent un minimum de 100 heures de formation au vu de l’importance des formations dans la réalisation du projet de thèse et des projets professionnels.  

“Je suis en 3ème année et je devais participer à un congrès international annulé à cause du Covid-19 et il m’est impossible ou très peu probable de participer à un autre avant ma date de fin de contrat, vais-je pouvoir soutenir et valider mon doctorat sans cette participation obligatoire à un congrès international ?”

L’ED prendra en considération l’annulation des conférences liées à la crise sanitaire sur les conditions de soutenance des doctorants de troisième année et ne vous empêchera pas de soutenir. Il serait apprécié d’avoir un justificatif de cette participation, telle que l’acceptation d’un résumé pour une présentation orale ou par affiche. Pour rappel, l’ED propose ces règles pour nous ouvrir au monde de la recherche et nous former, dans ce contexte particulier elle interviendra en soutien bienveillant et sera à l’écoute pour vous aider.

“La pandémie du COVID-19 a provoqué une annulation et report en chaîne des congrès. En cas d’impossibilité d'y participer, mais que la soumission et la validation du résumé sont acceptées, comment cela est pris en compte ? Est-ce que l'acceptation d'un résumé à une présentation orale sans réaliser la dite présentation est prise en compte ? Une valorisation de l'acceptation de présentation orale est-elle possible ?”

Oui, l’acceptation d’un résumé sera considérée si vous n’avez pas pu participer à un congrès. Néanmoins, si vous avez l’occasion de participer à un autre congrès au cours de votre thèse, nous vous encourageons à le faire, non pas pour valider les conditions de soutenance, mais pour votre projet.

“Les journées scientifiques de l’ED ayant été annulées, pour les doctorants en 2ème année, l’édition 2021 reste donc la dernière possibilité d’y participer. Or celle-ci, si elle est organisée au même moment dans l’année, risque fort de tomber en même temps que la conférence Goldschmidt, d’ampleur internationale et la plus importante pour les étudiants en géochimie. Comment concilier la participation à ces deux évènements ? Un décalage des journées scientifiques vis à vis des dates “habituelles” est-il envisageable ? “

Si vous ne pouvez pas assister aux journées scientifiques de l’ED, un justificatif devra être soumis à l’ED. Cette dernière validera ou non votre demande de dérogation. Pour l’édition 2021, si vous êtes de nombreux doctorants concernées par cette conférence Goldschmidt, vous pouvez faire remonter ce problème à l’ED. Début juillet reste la période idéale pour l’organisation des Journées Scientifiques de l’ED (salles de conférences libres, logements disponibles etc…).

 

Questions relatives aux mobilités au cours de la thèse

“Dans le cadre d’une thèse en cotutelle, les voyages à l’étranger allant probablement être interdits/limités encore longtemps : si l’on a déjà effectué plus de la moitié (ex : huit mois) du temps imparti dans l’établissement étranger, la dernière période pourra-t-elle être annulée ou remplacée d’une quelconque manière ? Qu’en sera-t-il du diplôme conjoint de cotutelle pour le doctorat si la totalité du temps à l’étranger n’est pas accomplie ? “

Pour tout projet de thèse en cotutelle, une convention a été signée entre les deux établissements diplômants. Si la crise COVID-19 a affecté votre déplacement chez le partenaire étranger, il faut alors prendre contact auprès de votre établissement d’inscription français afin de procéder à une révision de cette convention de cotutelle et à une validation par les partenaires de la nouvelle répartition du temps entre les deux pays.

“Ayant effectué une partie du séjour à l’étranger de 3 mois à faire pour pouvoir valider le label européen de l’école doctorale et compte-tenu de la crise qui semble s’éterniser (donc un retour dans la structure d’accueil à l’étranger n’est pas encore envisageable), est-ce que les labels européens peuvent quand même être envisagés ? Sachant que j’ai la preuve que le séjour était en cours et qu’un financement avait été décroché pour l’effectuer.”

Le label Européen n’est pas une initiative de l’ED EGAAL. Ce label est délivré par les établissements accrédités et qui permet la reconnaissance de la dimension européenne du projet doctoral. Il convient donc de contacter l’établissement d’inscription.

 

Questions relatives aux données produites au cours de la thèse

 “Je n’ai pas pu effectuer les expérimentations qui étaient prévues (au moment de la période du confinement) et/ou il m’est impossible de les effectuer à mon retour (ou partiellement, ex : moins d’échantillons testés). La quantité et/ou la qualité de données de thèse est impactée, cela sera-t-il bien pris en considération ?”

Il est clair que la crise sanitaire peut avoir un impact sur les quantités et qualités des données produites, due à une impossibilité d’effectuer des expérimentations (prélèvements saisonniers ou autre), à une dégradation du matériel biologique, etc…, et ceci sera pris en compte par l’ED. Si même une prolongation de thèse ne suffit pas, il est conseillé de faire remonter ces soucis à votre direction de thèse, votre Comité de Suivi Individuel, la direction de l’unité et l’ED pour essayer de trouver des solutions envisageables (recentrage du sujet de thèse, valorisation d’autres résultats, etc.).